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FAQ : Frequently Asked Questions

Welches sind die Unterschiede zwischen "Terminplanung für Arztpraxen" und "Terminplaner für Netzwerke"?
Zunächst kurz die Gemeinsamkeiten: Beide Programme können Sie auf einem Einzelplatz-Computer oder gemeinsam auf mehreren Computern in Ihrem Unternehmens-Netzwerk nutzen. Beide haben das gleiche grundlegende Bedienkonzept. Beim "Terminplaner für Netzwerke" wurden einige Funktionen weggelassen oder abgespeckt, und die Lizenzkosten sind geringer.
Vorteile der "Terminplanung für Arztpraxen":
- Anbindung an das Praxisverwaltungssystem meist möglich per GDT- Schnittstelle / VDDS-Schnittstelle
- Wartezimmer-Planung
- To-Do-Listen
- bessere Druck-Steuerung
- mehr Arten von Listen-Darstellungen
- Termin-Typen mit mehr Steuerungs- und Filtermöglichkeiten
- Termin-Status definierbar / erweiterbar
- hausinterne Email-Kommunikation
- Feiertags-Generator
- Online-Terminbuchung für Patienten auf der Praxis-Homepage möglich


Wie bringe ich meinen Terminplaner auf die neueste Version?
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Werden meine in der Demoversion eingegebenen Daten auch in die Vollversion übernommen?
Ja, die Demoversion wird einfach durch eine Schlüsseleingabe zur Vollversion, die bisherige Konfiguration und eingegebene Daten bleiben dabei erhalten.

Wie kann ich den Planer auf mehreren Computern im Netzwerk gemeinsam nutzen?
Dazu kopieren Sie den lokalen Ordner Ihrer Terminplaner-Installation ("C:\Terminplanung") auf einen Computer (Server), auf den alle anderen Computer Zugriff haben. Auf den angeschlossenen Client-Computern installieren und de-installieren Sie die Demoversion (Download) des Planers. Auf den Client-Computern erzeugen Sie auf dem Desktop die Verknüpfung auf die zentral gelagerte Terminplaner-Datei ("Arztprax.exe" bzw. "Termine.exe").
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Wie binde ich einen neuen Arbeitsplatz-Computer in meine bestehende Installation ein?
Installieren Sie die Demoversion des Planers auf den neuen Computern, dann gleich wieder de-installieren.
Legen Sie dann auf den neuen Desktops eine Verknüpfung an zu der Datei "Arztprax.exe" (bzw. "Termine.exe"), die auf Ihrem Server im zentralen Terminplan-Ordner liegt. Öffnen Sie dazu auf dem Desktop das Symbol "Computer" (früher hieß das "Arbeitsplatz"). Dort finden Sie alle Laufwerke, die der Computer kennt: Laufwerk "C" = lokaler Datenträger, Laufwerk "D" ist vermutlich DVD-Laufwerk oder Wechseldatenträger. Weitere Laufwerke sollten auf Ihren Server verweisen, evtl. auch die "Netzwerkumgebung". Dort IRGENDWO muss ein Ordner für Ihren zentralen Terminplaner liegen. Wir als Hersteller wissen nicht, wo genau das ist - es ist IHR Server, Ihre Systemstruktur. Wenn Sie den Terminplan-Ordner auf dem Server gefunden haben, sehen Sie darin mehrere Dateien. Eine davon heißt "Arztprax" (.exe) (bzw. "Termine.exe) und hat vorn ein buntes Symbol: ein quadratischer Rahmen aus 4 bunten Linien, in der Mitte steht "TP" (bzw. bei "Termine.exe" ein Puzzle-Symbol). Klicken Sie diese Datei mit der RECHTEN Maustaste an, wählen Sie aus dem Kontextmenü "Senden an" >>> "Desktop (Verknüpfung erstellen)". Ein Doppelklick auf die neue Verknüpfung auf Ihrem Desktop sollte den zentralen Planer starten.
Auf allen Arbeitsplätzen sollten die Desktop-Verknüpfungen zum Planer auf diese zentrale Datei verweisen.
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Unser Server wird ersetzt - wie ziehe ich die Daten vom alten Server auf den neuen um?
Kopieren Sie den kompletten Terminplan-Ordner vom alten Server auf den neuen. Sofern auf den Clients der Server als Laufwerk(sbuchstabe) angesprochen wird, ist auf den Clients (bei gleichbleibendem Laufwerksbuchstaben) nichts zu ändern.
Sollte auch der neue Server selbst als Arbeitsplatz oder als TerminalServer genutzt werden, installieren Sie dort einmalig die Demoversion Ihres Planers. Diese können Sie dann auch gleich wieder de-installieren.
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Wie kann ich Einblick in den Inhalt einer Datensichertung des Terminplaners erlangen?
(Angaben für "Terminplanung für Arztpraxen" bzw. "Terminplaner für Netzwerke")
Legen Sie einen neuen Ordner (z.B. "Test") irgendwo an, kopieren Sie Ihre Terminplaner-Sicherungsdatei (z.B. "Arztprax_Backup.mdb" bzw. "Termine_Backup.mdb") dort hinein, und benennen Sie die Datei um als "Arztprax.mdb" (bzw. "Termine.mdb"). Aus dem zentralen Terminplaner-Ordner kopieren Sie die Datei "TP....exe" (bzw. "Termine.exe") ebenfalls in Ihren Test-Ordner. Beim ersten Start (Doppelklick) der "TP....exe" (bzw. "Termine.exe") im Test-Ordner wird der Planer melden, dass er seine ini-Datei nicht findet und Ihnen das Fenster "Programmeinstellungen" anzeigen. Dieses bestätigen Sie mit [Speichern], dann wird der Planer die Inhalte der in seinem Ordner liegenden "Arztprax.mdb" (bzw. "Termine.mdb") darstellen.
Parallel dazu können Sie zum Vergleichen auch den aktuellen Planer starten.


Beim Starten meldet der Planer "... Datenbank konnte zwar gefunden, aber nicht geöffnet werden...". Wie kann ich diesen Zustand reparieren?
Dies deutet auf Störungen in Ihrem Netzwerk oder auf Ihrem Server hin, die die Termindatenbank beschädigt haben. Im schlimmsten Fall müssten Sie den Stand des letzten Backups einsetzen, wobei aber alle Änderungen verloren wären, die seit dem letzten Backup stattgefunden haben. Daher sollten Sie zunächst versuchen, die Termindatenbank zu reparieren.
Beenden Sie den Planer an ALLEN Arbeitsplätzen. Erst wenn dies vollständig erledigt ist, versuchen Sie, die aktuelle Termindatenbankdatei "Arztprax.mdb" (bzw. "Termine.mdb") umzubenennen in z.B. "Arztprax_defekt.mdb" (bzw. "Termine_defekt.mdb"), welche Sie als Sicherheitskopie behalten werden. Das Umbenennen ist nur möglich, wenn wirklich alle Anwender den Planer geschlossen haben. Löschen Sie eine evtl. vorhandene Datei "Arztprax.ldb" (bzw. "Termine.ldb"). Diese ist sehr klein und lässt sich nur löschen, wenn wirklich alle Anwender den Planer geschlossen haben. Sollte sie sich dennoch nicht löschen lassen, sollte der Server neu gestartet werden.
Kopieren Sie die umbenannte Datei "Arztprax_defekt.mdb" (bzw. "Termine_defekt.mdb") in den selben Ordner, und benennen Sie die se neue Kopie so, wie die Originaldatei hieß ("Arztprax.mdb" bzw. "Termine.mdb"). Starten Sie den Planer nun an einem Computer - er meldet weiterhin die Fehlfunktion. Im Fenster "Programmeinstellungen" nutzen Sie den Reiter "Datenpflege", und versuchen Sie dort eine Reparatur mit der Schaltfläche "jetzt reparieren". Nach Erfolg versuchen Sie "jetzt defragmentieren". Nach Erfolg "Abbrechen". Mit Glück funktioniert Ihr Planer schon wieder und hat keine Daten verloren. Sollte "jetzt reparieren" mit Fehlermeldung scheitern, kontaktieren Sie uns bitte.


Wie kann ich die Datensichertung des Terminplaners zur Rettung meiner defekten Daten einsetzen?
Falls die Datenbank-Reparatur nicht mehr möglich ist, können Sie Ihr letztes Terminplaner-Backup einsetzen. Das bedeutet aber, dass alle Änderungen verloren gehen, die seit dem letzten Backup stattgefunden haben.
(Angaben für "Terminplanung für Arztpraxen" bzw. "Terminplaner für Netzwerke")
Beenden Sie den Planer an ALLEN Arbeitsplätzen. Erst wenn dies vollständig erledigt ist, versuchen Sie, die aktuelle Termindatenbankdatei "Arztprax.mdb" (bzw. "Termine.mdb") umzubenennen in z.B. "Arztprax_defekt.mdb" (bzw. "Termine_defekt.mdb"). Das Umbenennen ist nur möglich, wenn wirklich alle Anwender den Planer geschlossen haben. Löschen Sie eine evtl. vorhandene Datei "Arztprax.ldb" (bzw. "Termine.ldb"). Diese ist sehr klein und lässt sich nur löschen, wenn wirklich alle Anwender den Planer geschlossen haben. Sollte sie sich dennoch nicht löschen lassen, sollte der Server neu gestartet werden. Finden Sie Ihre neueste Terminplaner-Sicherungsdatei (z.B. "Arztprax_Backup.mdb" bzw. "Termine_Backup.mdb"). Kopieren Sie diese in Ihren zentralen Terminplan-Ordner, in dem auch die Originaldaten liegen. Benennen Sie die Backup-Datei um als "Arztprax.mdb" (bzw. "Termine.mdb"). Wenn Sie den Planer starten, sollte er die Inhalte der letzten Datensicherung darstellen.


Wie kann ich Termine in mein iPhone / Mobiltelefon / Tablet laden? Kann ich dann Termine nur sehen oder auch eintragen?

Wir haben noch keine spezielle iPhone-Anbindung entwickelt.
Aber es gibt ein Exportmodul, das die Termine als iCalendar-Datei exportiert, die Sie dann auf einen (Ihren) Webserver hochladen können und aus dem Kalender Ihres iPhone "abonnieren" können. So hätten Sie zumindest lesenden Zugriff auf die Termine.
Oder Sie nutzen Fernwartungsprogramme, wie z.B. den "TeamViewer", der auch für iPhone verfügbar ist. Mit dem hätten Sie einen Vollzugriff auf Ihren Server und könnten dort alle Programme nutzen, also auch den Terminplaner.


Wie kann ich den Terminplaner (mobil) fernbedienen?
Wir arbeiten an einem Modul, mit dem Sie den Terminplaner als Internetseite auf Ihrer Homepage betrachten und bearbeiten können. Bis dies fertiggestellt ist, können alternative Lösungen zum Einsatz kommen.
Sie kennen wahrscheinlich "TeamViewer" und die Idee der Fernwartung. So lässt sich ein Computer, der ständig am Internet hängt, als Server gebrauchen, und Sie können die darauf installierten Programme (also auch der Terminplaner) fernsteuern. Es muss ja nicht Teamviewer sein - es gibt auch kostenlose Lösungen, z.B. "VNC".
Einige Kunden (Arztpraxen) nutzen einen "TerminalServer" (Windows Server), der sich in einer oder mehreren gleichzeitigen Sitzungen per RDP (Remote Desktop Protocol) von außen fernbedienen lässt. Bitte lassen Sie sich dazu von einem Netzwerk-Experten beraten.
Einige Kunden haben mit der "DropBox" experimentiert, aber das ist langsam und wird, je größer die Termindatenbank wächst, immer unhandlicher. Außerdem ist es ein Datenschutz-Problem, Kundendaten auf öffentlichen Servern zu lagern.


Wie kann ich Feiertage im Terminplan buchen?
In der Version "Terminplanung für Arztpraxen" finden Sie im Menü "Extras" >>> "Ressourcendefinition" >>> "Feiertage" die Werkzeuge, um Feiertage abhängig von Ihrem Bundesland komfortabel im Planer zu blocken.
In der Version "Terminplaner für Netzwerke" gibt es keinen Feiertags-Generator. Buchen Sie dort die Feiertage wie folgt:
Wechseln Sie auf den Reiter "Urlaubsplan" oder "Jahresplan" und klicken Sie auf eine Zelle doppelt, in der ein Feiertag erscheinen soll.
(Oder tun Sie dies einfach im Tagesplan oder im Wochenplan.) Sie sehen nun das Fenster "Termin-Details".
Hier könnten Sie den Termintyp "URLAUB" verwenden, (oder Sie definieren sich vorher im Menü "Extras" >>> "Ressourcendefinition" >>> "Termin-Typen" selbst einen neuen Termin-Typ "FEIERTAG"). Im Fenster "Termin-Details" könnten Sie in die Notizen den Namen des Feiertags eintragen, z.B. "Karfreitag". Die Uhrzeiten von...bis sollten den ganzen Tag umfassen, wenn nicht, klicken Sie auf "ganztägig".
Aktivieren Sie im rechten Teil des Fensters die Ressourcen (Mitarbeiter), die durch den Feiertag blockiert werden sollen.
Klicken Sie unten im Fenster auf [Speichern]. Der neue Feiertags-Termin sollte nun bei allen gewähten Ressourcen in allen Plan-Ansichten sichtbar sein. Klicken Sie erneut doppelt auf den so erzeugten Feiertags-Termin. Oben links im Fenster "Termin-Details" gibt es eine Schaltfläche zum "Duplizieren" des Termins, bitte klicken. Ändern Sie das Termin-Datum auf das Datum des nächsten Feiertags, ändern Sie die Notiz auf z.B. "Ostermontag".
[Speichern]
u.s.w.


Wie kann ich die Dienste (bzw. die regelmäßigen Anwesenheiten / Abwesenheiten) der Mitarbeiter komfortabel planen?
Lesen Sie dazu in der im Planer enthaltenen Hilfe (?) das Thema "Vorbereitung Ihrer Terminzukunft" >>> "Musterwoche" einrichten und kopieren.


Warum fehlen manchmal ganze Spalten? Das Phänomen tritt nur an vereinzelten Computern auf.
"It's not a bug - it's a feature". Sie haben wahrscheinlich unten links unter der Termintabelle die Darstellungsoption "gesperrte Spalten ausblenden" aktiviert, es ist mit einem roten Rahmen gekennzeichnet.


An meinem Computer werden (mehrzeilige) Termine ganz anders dargestellt als an den anderen Computern.
Sie haben wahrscheinlich unten links unter der Termintabelle die Darstellungsoption "Folgezellen verbinden" aktiviert bzw. nicht aktiviert, der momentane Zustand ist mit/ohne roten Rahmen gekennzeichnet.


Das Verschieben von Terminen per Drag & Drop ist sehr ruckelig und schwer zu positionieren
Dieses Phänomen tritt leider auf, wenn Sie in Ihrem Windows das Desktop-Thema "AERO" ausgewählt haben. Das sorgt für schicke Fenster-Grafik mit z.T. durchsichtigem Hintergrund, führt aber bei einigen Software-Applikationen zu Problemen. Schalten Sie in den Anzeigeeinstellungen Ihrer Windows-Systemsteuerung "AERO" aus.


Kann ich Termin-Erinnerungen per Email / SMS an die Kunden versenden?
Dazu gibt es ein Zusatzmodul.


Ich muss in Terminen nicht nur einzelne Patienten planen, sondern eine Gruppe (mehrere Patienten je Termin).
Fragen Sie uns nach einer Spezialversion der terminplanung (Gruppenplaner).

 

 

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